Personvernlovgivning skal blant annet sikre integritet og konfidensialitet ved behandling av personopplysninger. GK forplikter seg til å ivareta personvernet for våre ansatte, og alle vi gjør forretninger med når vi behandler slike opplysninger. Vi vil kun benytte personopplysninger til formål som er saklig begrunnet i virksomheten og myndighetskrav.

Alle som behandler persondata skal gjøre dette i samsvar med gjeldende personvernlovgivning.

Personopplysningene vil behandles i samsvar med GKs bindende konsernregler.

 

GKs behandling av personopplysninger

GK behandler personopplysninger om ansatte, eksterne konsulenter og innleide medarbeidere. Vi behandler også visse opplysninger om personer som er ansatt hos kunder og leverandører eller er engasjert av GK.

GK vil alltid sørge for forsvarlig og lovlig behandling av personopplysninger, og vil kun benytte slik informasjon til uttrykkelig angitte og legitime formål, i samsvar med relevant lovgivning.

GK vil sørge for forsvarlig informasjonssikkerhet knyttet til konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet. Personopplysninger vil ikke lagres lengre enn det som er nødvendig for å gjennomføre formålet med behandlingen.

Eksterne tjenesteleverandører (databehandlere) kan behandle personopplysninger på vegne av GK på ulike områder. GK vil iverksette tiltak i samsvar med gjeldende lovgivning for å beskytte de personopplysningene som behandles av eksterne tjenesteleverandører.

GK har inngått forhandleravtaler med eksterne tjenesteleverandører med formål at personopplysninger skal behandles i henhold til gjeldende lovgivning.

GK behandler også opplysninger om personer som ikke er ansatt eller engasjert av GK, og da for følgende formål:

  • Nødvendige opplysninger om et kundeforhold – navn, telefonnummer, fakturaadresse og e-mail adresse.
  • For private kunder behandler GK de samme opplysningene som nevnt over.
  • Søkere til ledige stillinger – navn, telefonnummer og e-mail adresse. Videre vil utdannelse, yrkeserfaring og referanser bli tatt vare på. Bakgrunnen er for eventuelt å kunne tilby en posisjon ved en senere anledning.

GK skal gi lovbestemt informasjon til de registrerte. Alle registrerte skal kunne få tilgang til den informasjonen som gjelder dem.

 

Sletting

Dersom et kundeforhold er avsluttet, kan man gå inn på GKs kundeportal og be om at personlige opplysninger slettes.

Søkere til ledige stillinger kan sende en e-mail til slettmeg@gk.no , og be om at alle opplysninger blir slettet.

GKs begrunnelse for å beholde informasjon om søkere er at ved nye ledige stillinger, kan det være aktuelt å rette en ny henvendelse.

 

Internkontroll

GK gjennomfører internkontroll, også innenfor personvern, for å sikre at gjeldene lover etterfølges, og at rutiner og retningslinjer revideres ved behov.

 

Overføring av personopplysninger

GK vil også sikre at det europeiske regelverket om overføring av personopplysninger over landegrensene følges når slike opplysninger overføres til eksterne behandlere som er lokalisert utenfor EU/EØS.

 

Personopplysninger på avveie

Personopplysninger som kommer på avveie, datainnbrudd, skal umiddelbart og så raskt som mulig etter at hendelsen har skjedd, meldes til Datatilsynet. Frist 72 timer.

Det samme gjelder innbrudd/tap av maskinvare – pc, nettbrett, smart-telefoner etc.

Vi skal varsle den/de registrerte dersom det er trolig at bruddet på personopplysningsplikten vil medføre høy risiko for enkeltpersoners rettigheter og frihet.

 

Personopplysninger som lagres i GK datasystemer

Vedrørende ansatte i GK:

  • Navn, adresse, telefonnummer, e-post adresse, fødselsnummer
  • Kvalifikasjoner, kompetanse, kurs, sertifikater, fagforeninger organisasjoner
  • Navn, adresse og telefonnummer til pårørende
  • Navn på barn

 

Ved avslutning av et ansettelsesforhold, vil opplysningene om pårørende og barn bli slettet.

Myndighetspålagte personopplysninger om den tidligere ansatte vil bli lagret.

Kunder og leverandører:

  • Kontaktpersoner – Navn, telefonnummer, adresser i tilknytning til jobb og e-mail adresse. Kun opplysninger som er nødvendige for å kunne gjennomføre avtalte oppdrag.

GK skal ikke samle inn andre personlige/familiære opplysninger.

 

Når GK har blitt gjort kjent med endringer hos kunden eller leverandøren angående kontaktpersoner, skal GK slette personopplysningene om den/de aktuelle personen/personene.